Criterio técnico 101/2019 sobre actuación de la inspección de trabajo y seguridad social en materia de registro de jornada
La Inspección de Trabajo ha hecho público el Criterio 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, cuyo objetivo es fijar los criterios de actuación de los inspectores de trabajo respecto al registro de jornada en lo que se refiere a los contratos a tiempo completo, sin perjuicio de lo que también pueda afectar a los contratos a tiempo parcial.
Una obligación, no una opción
Tal y como establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET), el registro de jornada no es una opción, sino un deber para el empresario, una obligación general de implantación de un sistema objetivo, fiable y accesible.
Esta obligación también queda confirmada en la STJUE 14-5-2019 (C-55/18), como garantía de los derechos recogidos en la Directiva 2003/88/CE y el artículo 31 de la Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea en materia de seguridad y salud de los trabajadores.
Las pausas como tiempo efectivo de trabajo
De acuerdo con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, se debe recoger el inicio y finalización de la jornada de trabajo diaria de cada una de las personas trabajadoras, sin exigir, expresamente el registro de las pausas o interrupciones que haya durante la misma, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
La Inspección aconseja que el registro ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo. En el caso que no fuera así, se presumirá que todo lo que transcurre entre el inicio y fin de la jornada, es tiempo efectivo de trabajo, y será el empresario el que deba acreditar lo contrario, por tanto, si las pausas no se consideran tiempo de trabajo, se aconseja especificarlas.
Al tratarse de una norma de mínimos, se remite a la negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores, la forma de determinar cómo se organizará y que se recogerá en el registro de la jornada. Ha de ser un instrumento idóneo para precisar si se consideran tiempo de trabajo efectivo o no las posibles pausas o interrupciones que se realicen y así ayudar a la actuación inspectora.
También es competencia de la Inspección que el sistema de registro de jornada implementado ha ido precedido de un proceso de negociación o de consulta con los representantes de los trabajadores que se podrá verificar, por ejemplo, a través de las actas de las reuniones.
La lectura que haga del mismo la Inspección de trabajo se hará de forma integral, sin perjuicio, de la flexibilidad horaria que pueda existir, es decir, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento jurídico en materia de distribución de tiempo de trabajo.
No se aceptará la acreditación del registro de jornada mediante la presentación de calendarios laborales o cuadrantes de horarios para determinados periodos, puesto que se han realizado previamente bajo criterios de previsión pero no reflejan las horas efectivamente realizadas cada día, que nos indicará qué entra dentro de jornada y qué excede.
Otros registros
El Criterio vuelve a recordar que el Estatuto de los Trabajadores ya recogía el registro de estos casos, para las jornadas a tiempo parcial y para el registro de las horas extraordinarias.
Conservación del registro
Como establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, los registros se deberán conservar durante cuatro años pero nada se dice del modo, por lo que el Criterio establece que se deberá realizar en cualquier medio que garantice la fiabilidad y veracidad de los datos registrados diariamente y también debe ser accesible, en un doble sentido:
- En cualquier momento cuando así sea requerido por los trabajadores, representantes o por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- De manera inmediata, y para ello deben estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo donde se encuentran las personas trabajadores o representantes. De este modo, se intenta evitar posibles alteraciones posteriores.
La Inspección determina que no es obligación del empresario «totalizarlos», es decir, informar de oficio al trabajador (como es el caso de los registros de jornada parcial u horas extraordinarias).
Esta obligación de puesta a disposición no implica entrega de copias a los representantes de los trabajadores, salvo que así lo disponga el convenio colectivo o pacto expreso, ni tampoco a cada persona trabajadora, independientemente que se le pueda facilitar su consulta.
Es competencia de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social verificar que el sistema de organización y documentación del registro de jornada viene precedido de un procedimiento de negociación o consulta con los representantes de los trabajadores para una posible sanción posterior.
Posible escaneo de los registros en formato papel
Se podrán escanear los registros de jornada que se realicen en formato papel para poderlos archivar en soporte informático y guardarlos telemáticamente con todas las garantías requeridas, los cuales también deberán estar accesibles en cualquier momento.
En los registros en formato papel donde se recoja la firma del trabajador, si no hay medios para su copia, la Inspección de Trabajo podrá tomar notas, fotografías o incluso podrá coger el original, como medida cautelar, si encontrara incongruencias.
Organización y documentación respetando la normativa sobre protección de datos
El sistema de registro debe ser objetivo y fiable, que no implique una posible alteración de los datos que se registren, traten o almacenen, especialmente si se tratan de datos de carácter personal de las personas trabajadoras o se utilicen dispositivos de video vigilancia o geolocalización.
El registro debe estar documentado, especialmente en los casos de registros electrónicos o informativos, huella dactilar u ordenador, por lo que la Inspección de Trabajo podrá requerir la impresión, descarga o suministro en formato informático de manera legible y tratable.
Régimen sancionador
El incumplimiento de la obligación de la registro de jornada supone una infracción grave recogida en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Sin embargo, los inspectores tendrán en cuenta los posibles procesos de negociación que se estén llevando a cabo entre las empresas y los representantes de los trabajadores, así como el resto de circunstancias que puedan afectar al caso concreto.
El registro no es el único medio de control de la jornada
El criterio quiere dejar claro que el registro de jornada no es el único medio posible de control de la misma, es un instrumento más, por lo que, si no existe un sistema de registro implantado, pero queda constancia que se cumple con la normativa en materia de tiempo de trabajo o que no se realizan horas extraordinarias, se podría sustituir el inicio de un procedimiento sancionador por un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de registro.
