El càlcul de la retenció a compte de l’IRPF en la nòmina d’un empleat és una operació que pot semblar senzilla a primera vista, però en realitat implica una sèrie de factors que la converteixen en un procés complex. Aquesta retenció es calcula segons la normativa fiscal vigent (l’article 80 i següents del reglament de l’IRPF) i té en compte diverses variables personals i econòmiques del treballador.

En primer lloc, la retenció depèn del salari brut de l’empleat, però no és un percentatge fix aplicable a tots els casos. L’Agència Tributària estableix unes taules de retenció progressiva, de manera que, a mesura que augmenta la renda, el percentatge de retenció també s’incrementa. Això significa que dos treballadors amb sous similars poden tenir retencions diferents si tenen circumstàncies personals diferents.

Entre els factors personals que influeixen en el càlcul, trobem l’estat civil, el nombre de descendents o ascendents a càrrec, discapacitats i altres situacions que poden reduir la base imposable i, en conseqüència, el tipus de retenció aplicable. També cal considerar si l’empleat té més d’un pagador, per exemple, si s’incorpora a una nova feina, ja que en aquest cas cada pagador haurà aplicat la retenció que correspon al seu empleat, i això podria derivar en què el treballador hagi de pagar més en la seva declaració de renda. Per evitar-ho, el treballador pot demanar que se li apliqui un percentatge superior i així evitar ajustos significatius en la declaració anual de l’IRPF.

Les circumstàncies del treballador que afecten el càlcul de la retenció inclouen:

  • L’estat civil (solter, casat, vidu, divorciat, etc.).
  • El nombre de fills o ascendents a càrrec.
  • La discapacitat del treballador o dels seus familiars.
  • L’existència de més d’un pagador.
  • Les aportacions a plans de pensions.
  • El pagament de pensions compensatòries o anualitats per aliments.
  • La comunitat autònoma de residència i les seves deduccions específiques.
  • La durada i naturalesa del contracte laboral (indefinit o temporal).
  • Altres deduccions aplicables segons la legislació vigent.

Perquè l’empresa pugui calcular correctament la retenció a aplicar en la nòmina, el treballador ha de presentar el Model 145 de comunicació de dades al pagador. Aquest document permet declarar les circumstàncies personals i familiars que poden afectar el càlcul de l’IRPF. En cas de no presentar-lo o d’omplir-lo incorrectament, l’empresa aplicarà un tipus de retenció que pot no reflectir la situació real del treballador.

El càlcul de la retenció no és estàtic, sinó que pot variar durant l’any si es produeixen canvis en les condicions laborals, per exemple, la percepció d’incentius, bonus o altres conceptes, o en les circumstàncies personals, per exemple, naixements, casament, etc.

És per això que les empreses han d’actualitzar periòdicament aquesta informació per garantir que l’import retingut sigui correcte i, per tant, fan regularitzacions de l’IRPF durant l’any, un fet normal i necessari en benefici del treballador, però també per a l’empresa per no pagar més retencions de les legalment exigibles.